Plus de 3 500 nuitées, 400 chambres dans 14 hôtels partenaires : l’hébergement des Petits As, un défi logistique et un bon point pour les établissements

C’est une réservation, parmi les 412 reçues par l’équipe de bénévoles en charge de l’hébergement aux Petits As depuis mi-octobre. C’est sur la boîte mail que couve Claudine Savin que convergent les demandes des quatre coins de la planète. Ainsi Wendy, la jeune sud-africaine, présente à Tarbes depuis le 21 janvier, soit cinq jours avant son entrée en lice, avec son père, qui est aussi le coach officiel de la délégation arc-en-ciel.

Tout une jeunesse mondiale ou presque qui converge vers la capitale des Hautes-Pyrénées et du tennis international et passe donc entre les mains de l’équipe hébergement, pilotée par Claudine Savin depuis plus de dix ans et constituée de Jean-François, Richard, Eric et Bernard. Une logistique qui s’appuie d’abord sur un partenariat avec les hôteliers locaux, quatorze établissements dont deux à Lourdes (pour les qualifications et le tennis en fauteuil), négocié très tôt par Claudine afin de bénéficier de tarifs préférentiels (au moins 30 % de réduction sur le prix habituel). « Il faut que les hôtels répondent aux standards fixés par le cahier des charges de Tennis Europe, précise Claudine. On dispose de près de 400 chambres, mais il est possible d’en récupérer d’autres si besoin. »

Une équipe qui se modernise

L’organisation assume les frais d’hébergement du joueur ou de la joueuse et d’un accompagnant qu’il s’agisse d’un parent ou d’un entraîneur, ainsi que du coach officiel des délégations, de la veille de leur premier match au lendemain de leur dernier. Mais elle peut réserver pour tous les accompagnants, jusqu’aux grands-parents. « Les demandes se font via le site du tournoi avec un espace dédié aux joueurs. Ils renseignent notamment leur jour d’arrivée. Ceux qui veulent venir plus tôt ou rester davantage peuvent le faire mais à leurs frais. On recoupe tout ça avec les réservations de transport, qu’ils arrivent par avion, par train ou par bus. » C’est ensuite Richard et Jean-François notamment qui sont en contact étroit avec les hôtels pour faire évoluer les réservations au jour le jour. À 83 ans, casque à induction osseuse sur les oreilles, Jean-François assume cette modernité, lui le bénévole de la première heure. « Ça a évolué au fil des éditions, explique-t-il. Il y a quelques années, on faisait encore tout à la main. Ça demande de la souplesse et de l’agilité. »

Efforts et bienveillance

L’équipe hébergement doit ainsi traiter 1 500 mails et ventiler plus de 3 500 nuitées sur moins de dix jours, soit une manne pour les établissements locaux de près de 300 000 €. « Car il y a aussi quelques joueurs et leur entourage qui se logent sans passer par nous, mais aussi toutes les personnes qui gravitent autour du tournoi. Des hôtels qui ne sont pas partenaires sont pleins durant cette période. Nous, on préréserve les chambres sur la durée du tournoi et on ajuste ensuite en fonction des résultats, au jour le jour, détaille Claudine Savin. Les hôteliers partenaires jouent le jeu. Ils savent comment ça fonctionne. On les a toute la journée au bout du fil. Ils font des efforts pour nous et on les en remercie. Car tous les participants ne sont pas aisés. On les traite tous avec bienveillance. C’est aussi la signature du tournoi qui se veut familial. »

Avec cette particularité pyrénéenne de savoir bien accueillir, au point que de vrais liens se sont tissés au fil des éditions : « C’est une sacrée logistique jusqu’au bout mais le système est bien rodé, avoue Christine, entre deux embrassades à des coachs sur le départ. Tout se fait dans un bon esprit. »